Невидимые потери: как бизнес теряет бюджет на закупках

"У нас всё под контролем" — так считают многие руководители, в то время как их бизнес теряет на закупках заметную часть бюджета. Эти убытки часто остаются незамеченными: они скрываются в мелочах повседневной работы. Например, когда отдел маркетинга в спешке заказывает полиграфию у «проверенного» поставщика без сравнения цен, или бухгалтерия тратит три дня на согласование заявки на канцтовары по электронной почте.

Такие ситуации приводят к переплатам. Но настоящая проблема — потерянное время! Если закупщики часами вручную собирают коммерческие предложения, заметная часть рабочего времени уходит на согласования, а скидки упускаются из-за нефиксированных договорённостей, бизнес буквально платит за свою неорганизованность.

Как избежать этих потерь? Об этом рассказываем в этой статье.

***

Компания Bidmart специализируется на автоматизации закупок с 2016 года. За это время мы погрузились в процесс работы отделов закупок более 100 белорусских предприятий и выявили закономерность: даже успешные компании ежегодно теряют до 20% закупочного бюджета из-за нескольких основных "дыр":

1. "Закупочный хвост" — маленькие траты с большими последствиями.

Закупочный хвост – это мелкие, нерегулярные и “внефокусные” закупки, которые не проходят через централизованные процедуры и не анализируются. Закон Парето буквально создан, чтобы объяснить сущность «хвостовых» закупок: 80% транзакций составляют как раз мелкие закупки (канцтовары, хозинвентарь, расходники), которые занимают лишь 20% бюджета. Но именно здесь кроются основные проблемы:

• Отсутствие контроля: каждый отдел закупает по-своему;
• Переплаты 5-20% из-за отсутствия тендеров и срочность;
• Невозможность консолидации объемов и получения скидок за объем.

Клиенты Bidmart легко выходят на экономию 100 - 400 тыс. BYN в год только за счет сокращения «хвостовых закупок».

Пример: на одном из минских производственных предприятий 12 разных цехов закупали одинаковые подшипники у 8 поставщиков по разным ценам. Консолидация закупок дала экономию 18% только по этой позиции.

2. Ручное согласование заявок внутри компании.

Инициатор заявки, специалисты по закупкам и согласующие руководители тратят 22% рабочего времени на отслеживание статуса, напоминания и уточнения. Каждая задержка – это затраты.

Например, средняя стоимость часа менеджера может составлять условно 20 BYN (в эквиваленте ~ ЗП 1 тыс. $ в месяц).

Потери = число согласующих * 26 часов (22% от 120 рабочих часов) × стоимость часа работы согласующих* количество месяцев в году.

Для организации в 100 согласующих: 26 часов * 20 рублей * 100*12 = 624 000 BYN в год.

3. Потеря времени менеджеров по закупкам на низко значимые операции.

Менеджеры по закупкам – высококвалифицированные сотрудники, и час их работы стоит компании недёшево. Однако до трети рабочего времени (31%) они вынуждены тратить на низко значимые операции: на копирование данных, рассылку писем, напоминания и свод информации от разных поставщиков вручную. Это не только долго и неудобно, но и совершенно лишает возможности проследить всю процедуру пошагово и воссоздать общую картину. Невозможность консолидации данных = отсутствие сквозной аналитики и контроля. А без контроля эти потери становятся незаметны.

Расчет потерь для организации в 10 менеджеров по закупкам: 37 часов (31% от 120 рабочих часов) * 25 рублей * 10*12 = 111 000 BYN в год

По оценкам McKinsey, применение автоматических инструментов и электронных торгов снижает ручные усилия на управление поставщиками на 30–50%. Освобождённое время сотрудники тратят на работу с рынком и оптимизацию стратегии, а не на оформление бумаг. Эти цифры подтверждает отдел закупок Витебской бройлерной птицефабрики (клиенты Bidmart):

Раньше закупки отнимали дни: рассылка запросов, сбор КП, торги в чатах — процесс растягивался на 3 дня, полностью занимая время сотрудников. С Bidmart всё изменилось: теперь закупка занимает 1,5 суток, а личное участие сотрудника — не больше часа.

4. Принятие решений не на данных, а по привычке.

Когда процесс ручной, закупщики физически не успевают охватить широкий круг поставщиков и мониторить рынок. В итоге часто они ограничиваются 2–3 известными поставщиками “из записной книжки” или из года в год работают с одними и теми же подрядчиками без поиска новых возможностей.

В компаниях B2B-сектора внедрение системы автоматизации закупок Bidmart приводит к росту числа получаемых предложений от поставщиков в 2–3 раза, так как процесс запроса упрощён и масштабируем. А за счет создания открытой конкурентной среды удается уменьшить затраты на закупочные операции до 20%.

Сбер Банку Беларуси за последние полгода система автоматизации закупок Bidmart позволила сэкономить около 20% бюджета за счет повышения конкуренции среди поставщиков.

Лидское пиво только на одной закупке мебели стоимостью 350 тысяч рублей за счет расширения списка поставщиков и автоматизированной процедуры понижения цены смогло получить дополнительную выгоду 15 тысяч рублей.

Хотите оптимизировать свои закупочные процессы? Посмотрите, как устроены закупки в Bidmart.