07 марта 2025 г.
Многие руководители ошибочно полагают, что закупки — это простая и второстепенная задача, которая не требует особого внимания. В результате они сосредотачиваются на производстве, продажах или маркетинге, упуская из виду важность эффективного управления закупками. Это серьезная ошибка, которая может привести к значительным финансовым потерям и снижению конкурентоспособности компании.
Мы не предлагаем полностью переключить внимание с продаж и маркетинга, но хотим подчеркнуть, что закупки — это один из ключевых элементов успеха бизнеса. В этой статье мы собрали рекомендации, которые помогут руководителям пересмотреть свои подходы к закупкам и начать уделять им должное внимание.
Закупки — это комплексный процесс, который затрагивает все подразделения компании. Часто отдел закупок отвечает лишь за небольшую часть категорий, в то время как основная нагрузка ложится на подразделения, для которых закупки – это дополнительная нагрузка. Как результат – закупают, как умеют и хотят.
Закупки включают в себя не только проведение тендеров, но и множество других процессов: от формирования заявок до оплаты, управления поставщиками, работы с претензиями и т.д. Этот процесс тесно связан с логистикой, финансами и производством.
Чтобы улучшить закупки, необходимо пересмотреть процессы во всей компании, включая формирование потребностей, планирование и управление запасами. Только системный подход позволит добиться значительных улучшений.
Если вы хотите улучшить процессы закупок, вам потребуется проектный менеджер с соответствующим опытом. Этот специалист должен координировать работу всех топ-менеджеров и отчитываться непосредственно генеральному директору.
Директор по закупкам не должен заниматься реорганизацией. Его основная задача — выполнение текущих процессов. Реорганизация требует отдельного подхода и компетенций, которые выходят за рамки его обязанностей.
Пример: «Мы хотим нанять джуна-закупера, который будет собирать заявки и выкладывать их на торговую площадку, а поставщики сами будут предлагать свои условия». Такой подход неэффективен и приведет только к хаосу и увеличению бюрократии. Младший специалист не обладает достаточным опытом и знаниями для проведения полноценного сорсинга, а его действия будут лишь имитацией закупочного процесса.
Для успешных закупок необходим квалифицированный персонал с соответствующими компетенциями и полномочиями. Экономия на сотрудниках отдела закупок может обернуться значительными финансовыми потерями.
Сотрудники отдела закупок должны быть стратегами, способными решать сложные задачи, работать с цифрами, уметь договариваться, управлять проектами и глубоко разбираться в категориях товаров и услуг. Нанять неопытного специалиста — значит позволить ему учиться на ошибках, которые будет оплачивать компания. Если в вашей компании нет подходящего кандидата, стоит рассмотреть возможность найма внешнего менеджера или аутсорсинга.
Современные технологии позволяют значительно упростить и ускорить процессы закупок. Автоматизация помогает снизить количество ошибок, сократить время на обработку заявок и улучшить контроль над бюджетом. Например, внедрение платформ для электронных торгов позволяет проводить тендеры быстрее и прозрачнее, что повышает конкуренцию среди поставщиков и снижает затраты.
Исследования показывают, что компании, внедрившие автоматизацию закупок, сокращают свои операционные расходы на 15-20% и повышают эффективность процессов на 30-40%. Это подтверждает, что инвестиции в автоматизацию окупаются в краткосрочной перспективе.
Даже если со стороны кажется, что отдел закупок работает эффективно, без независимого аудита невозможно объективно оценить качество процессов. Генеральный директор должен задавать ключевые вопросы:
Аудит должен проводиться независимыми консультантами, а курировать его должен топ-менеджер, например CFO.
Закупки связаны с множеством рисков: от срыва поставок до недобросовестности поставщиков. Генеральный директор должен обеспечить наличие системы управления рисками, которая включает анализ поставщиков, мониторинг их финансовой устойчивости и разработку планов действий на случай непредвиденных ситуаций. Например, в 2020 году многие компании столкнулись со сбоями в цепочках поставок из-за пандемии, что привело к значительным убыткам. Те, кто имел систему управления рисками, смогли быстрее адаптироваться и минимизировать потери.
Большинство описанных выше задач можно эффективно решить с помощью платформы автоматизации закупок Bidmart. Вот как она может помочь:
Внедрение Bidmart не только улучшит эффективность закупок, но и позволит компании оставаться конкурентоспособной в условиях быстро меняющегося рынка.
Хотите узнать больше — оставьте заявку и наша команда проведет для вас бесплатную демонстрацию системы и покажет, как еще мы можем помочь вашей компании сделать закупки своим конкурентным преимуществом!